BPMS软件――政府业务流程重组的一把利剑

联合易讯(北京)信息有限公司 2010-06-01 18:20:40 点击次数

今年6月的一个晚上,我和几位最近刚刚从国外回来的老同学在中关村附近一家很小的咖啡馆里玩儿斗地主。因为已经晚上10点多了,咖啡馆里面只剩下我们和隔壁的一桌人。

咖啡馆很安静,所以我可以清楚的听到隔壁桌几个西装笔挺的家伙正在讨论一些有关政府信息化方面的话题,而这刚好是我所关心和长期研究的一个领域,从零零散散的对话中,我大体能够听的出来,他们讨论的焦点逐渐集中在政府业务流程总是不断变化,使得项目组常常难以应付用户提出的各种各样奇怪的需求,项目成员被无休止的后期维护工作搞得焦头烂额,可系统依然问题频频,无法正常使用。

当时,我真的很想跳起来马上告诉他们,其实,这个问题,早在几年前,我们就已经开始着手研究,并且通过我们开发的一种可动态管理和配置的工作流(workflow)系统很好的加以解决,而这套基于智能化的工作流管理系统来优化政府业务流程的解决方案,已经通过这几年我们在很多政府客户中的推广和应用不断加以完善。

这几年,计算机软件技术的飞速发展给中国带来了一场新的信息化革命,他的影响已经逐渐渗透到中国的各行各业,每个角落。而走在中国改革大军最最前沿的中国政府的政务管理领域也不例外地被卷入到这场变革之中。近年来,各级政府都在不断的提升和完善本单位的电子政务系统,电子政务系统正从几年前简单的信息发布、文件登记,快速的向流程管理、协同办公、资源共享、互联审批的方向发展。作为这一巨大变革的产物,也诞生了一个新的名词:BPR

BPR,业务过程(流程)重组是指为更好的优化和完善组织行为、目标和业务流转模式而进行的一系列业务活动的改进和重新编排。政府业务流程重组的实质就是站在信息化的高度,对政府业务流程的重新思考、再设计和持续改进的全过程。

需要高度注意的是,BPR(业务过程重组)和BPM(业务过程管理)是一个系统工程。BPR的工作包括在信息系统规划、分析设计、实施与评价等整个规划与开发过程之中。业务流程的规范和优化不是一朝一夕可以完成的,需要管理者付出很大的耐心、决心和持续的努力才能达到理想的目标。

政府业务流程重组的特性有:

1 强调公众的满意度;

2 使用业绩改进的量度手段;

3 关注于更大范围的、根本的、全面的政府业务流程改进;

4 强调部门合作与协作;

5 对组织的价值观(政府观念、服务意识)进行改造;

6 高层领导的推动;

7 在组织中减少决策的层级和环节。

    讲到了BPR就不得不讲讲BPM

    BPM,顾名思义就是业务流程管理。

传统的管理模式注重的是组织结构和管理角色,对流程并不关心,因此表现为以职能为中心的组织形式。然而随着基于流程的管理理念的日益发展,现代的管理模式将把中心投向对流程的支持。在这种新的管理模式下,人们将工作在团队中,以团队的形式向最终的结果负责,而非简单的向上司或活动负责。管理者更像是导师,而非原来的类似监工的角色。

这种先进的管理方式就使得在对政府进行电子政务建设或者政府管理的改革时,最重要的一项内容就是评估政府现有流程的合理性,对于完全不合理的流程需要进行业务流程重组(BPR),而流程管理(BPM),相对于流程重组,则是一个更富持续性的工作。流程管理将原来BPR定义中的彻底性、根本性变革更多的融进了规范化、系统化中。

政府业务流程管理(BPM)包含以下三个层面:规范流程、优化流程和再造流程。对于已经比较优秀,而且符合卓越流程观点的流程,可能原先没有完全规范,可以进行规范工作;如果流程中有一些问题,存在一些冗余的或影响效率的环节,我们可以采用优化流程的方法;对于一些问题较多,完全无法适应现实需要的流程,就需要进行再造了。从这点上看,流程管理的思想应该是包含了BPR的,但是比BPR的概念更广泛,更适合现实的需要。

 

    如何去实现流程管理呢?

对应于具体的信息技术,业务流程管理的技术实现被称为业务流程管理系统(BPMS)。以下是一套完整的BPMS所必需的几个功能:

    1、在进行BPM 的时候,需要先对业务流程的模型进行描述和定义,对流程的描述形式并不唯一,有文本法、表格法以及图形法等。为了得到对业务流程的直观印象,人们通常会采用图形法来描述和定义流程。

同时,当流程需要优化或者调整时,设计比较先进的图形化流程管理系统可以方便、迅速的对流程的变化做出响应。

    2、BPMS系统能够迅速对流程的变化做出响应的能力固然是重要的。但流程的变化将对系统带来什么样的影响和作用呢?很明显,BPMS 必须提供详尽的数据,可以证明现在的流程比改变以前更加合理,效率更高。这些流程信息可能包括单个业务的平均处理速度,单位时间内处理业务的件数或者阶段时间内某个人处理业务的效率等等。

  3、通过智能化程度很高的工作流引擎来控制复杂的业务流转,系统分析人员只需要专注于业务模块的建模和管理工作,业务流程的执行由工作流引擎自动完成,不用再牵扯设计人员的精力,如图3所示。

  4、通过统一的工作流任务列表worklist,实现统一待办任务的提醒。方便工作人员及时处理各项任务。

 

MagicFlow™由以下四部分组成:

 

l         MagicFlow™ Engine:工作流引擎

l         MagicFlow™ Studio:工作流建模和管理工具

l         MagicFlow™ Worklist:待办工作列表

l         MagicFlow™ Console:工作流监控台

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